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Les formalités de création d’une société

Si les formalités nécessaires à la constitution d’une société sont de plus en plus simplifiées, elles restent toutefois nombreuses et doivent être effectuées avec la plus grande rigueur. Que faut-il savoir à ce sujet ?

Les formalités de création d’une société

Si les formalités nécessaires à la constitution d’une société sont de plus en plus simplifiées, elles restent toutefois nombreuses et doivent être effectuées avec la plus grande rigueur. Que faut-il savoir à ce sujet ?

1) Constitution d’une société : les étapes préalables

Etape 1 : le « contrat de société ».

La création d’une société débute lorsqu’une ou plusieurs personnes décident de conclure un contrat (appelé « contrat de société) visant à la mise en place d’un projet commun, en vue de partager le bénéfice ou l'économie qui peut en résulter. Ces personnes deviennent alors associées.

Etape 2 : la détermination de l’objet social.

L’objet social de la société correspond à la ou les activité(s) exercée(s) par elle (restauration, maçonnerie, gestion immobilière, etc.). Il définit également la réglementation applicable à la société.

A noter. En principe le choix de l’objet social est libre du moment que l’activité envisagée est licite, c’est-à-dire non contraire à la loi, aux bonnes mœurs, à l’ordre public ou portant sur des choses hors commerce.

Focus sur les activités réglementées. Certaines activités sont dites « réglementées » et peuvent donc être soumises à des règles spécifiques conditionnant leur exercice (obtention d’un diplôme, agrément, inscription sur un registre spécifique, etc.). A titre d’exemple, une personne souhaitant créer une auto-école doit obligatoirement obtenir un agrément du préfet avant de pouvoir exercer son activité.

Etape 3 : le choix de la forme juridique.

Il existe plusieurs formes de société : société anonyme (SA), société à responsabilité limitée (SARL), société civile immobilière (SCI), etc. Il est donc nécessaire de choisir la forme juridique la plus appropriée en fonction, notamment :

- de l’activité exercée ;

- de l’ampleur du projet et de son évolution possible (par exemple l’éventuelle entrée au capital de nouveaux associés) ;

- de la situation personnelle et/ou professionnelle du ou des fondateurs ;

- du régime social du ou des dirigeants et du régime fiscal souhaité pour la structure ;

- etc.

Etape 4 : la recherche de financements.

Créer une société impose nécessairement de mobiliser des fonds, en vue de démarrer l’activité et d’assurer son développement. A cette fin, les fondateurs de la société peuvent tenter de mobiliser divers leviers de financement, parmi lesquels :

- le dispositif d’exonération de charges sociales (ACCRE) ;

- le prêt à la création accordé par les banques ;

- les prêts d’honneur, qui sont des prêts consentis au fondateur de la société qu’il s’engage à rembourser sur l’honneur ;

- les microcrédits consentis par l’association pour le droit à l’initiative économique (ADIE) ;

- le crowdfunding aussi appelé financement participatif, qui est un mécanisme de financement qui consiste à demander son concours financier au public ;

- le recours aux « business angels », qui sont des personnes physiques, souvent d’anciens dirigeants de société, qui décident d’investir dans des projets à fort potentiel d’innovation en lesquels ils croient ;

- etc.

Etape 5 : le choix du siège social.

Le ou les fondateurs d’une société sont libres de déterminer le lieu où sera domiciliée leur société, en fonction toutefois des réglementations applicables localement. Ce choix n’est pas définitif et peut être modifié à tout moment au cours de la vie de la société.

Etape 6 : la protection des éléments distinctifs de la société.

Lors de la constitution, le ou les fondateurs sont amené(s) à choisir différents éléments permettant à leur société de se distinguer de la concurrence (dénomination sociale, logo, marque, etc.). Il est fortement conseillé d’enregistrer certains de ces éléments auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) en vue d’acquérir des droits de propriété dessus et ainsi, de disposer de recours en cas de plagiat, copie, etc.

A noter. Le dépôt des demandes d’enregistrement auprès de l’INPI peut être fait à tout moment au cours de la vie de la société, mais il est toutefois conseillé de l’effectuer le plus tôt possible.

2) Constitution d’une société : les formalités à accomplir

Rédaction des statuts.

Une fois le contrat de société arrêté, les associés vont devoir s’atteler à la rédaction des statuts. Ce document définit les règles de fonctionnement de la société (pouvoirs du ou des dirigeants, durée de la société, modalités de prise de décision, etc.) et, le cas échéant, régit les rapports entre les associés.

Un contenu libre ?

Certaines règles de fonctionnement d’une société sont imposées par la Loi, il n’est donc pas possible d’y déroger. D’autres, en revanche, peuvent être adaptées en fonction du statut juridique de la société et/ou de la volonté des associés.

Des mentions obligatoires.

Certaines mentions doivent obligatoirement apparaitre dans les statuts, quel que soit le type de société : la durée, la dénomination sociale, le lieu du siège social, l’objet social, le montant du capital, sa forme juridique.

A noter. Il est important d’être rigoureux dans la rédaction des statuts car ils serviront de fondement en cas de litiges liés au fonctionnement de la société. Il est donc risqué de les rédiger soi-même à partir de modèles préétablis, disponibles sur internet. Mieux vaut faire appel à un conseil !

Capital social et apports.

Lorsque l’on souhaite créer une société, il est nécessaire de constituer un capital social par le biais d’apports effectués par les associés. Ces apports peuvent être en numéraire (apport d’une somme d’argent), en nature (apport d’un bien) ou en industrie (apport d’un savoir-faire). En échange, l’associé reçoit des parts sociales ou des actions.

Attestation de dépôt des fonds.

Généralement, les apports en numéraire doivent être déposés, partiellement ou totalement, avant la signature des statuts sur un compte bancaire, à la caisse des dépôts et consignations ou chez un notaire. Il est ensuite remis aux associés une attestation de dépôt des fonds permettant de prouver la mise à disposition des apports.

Quid du commissaire aux apports ?

Lorsque les associés effectuent des apports en nature, la valeur du ou des biens apportés est en principe déterminée en fonction du rapport d’un commissaire aux apports. Toutefois, les conditions et modalités de sa nomination peuvent varier en fonction de la forme juridique de la société.

Le point sur la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux, la déclaration des bénéficiaires effectifs est obligatoire. A ce titre il est primordial de tenir un registre des bénéficiaires effectifs.

Qu’est-ce qu’un « bénéficiaire effectif » ? On entend par « bénéficiaire effectif » toute personne physique qui :

- détient directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote d’une société ;

- ou exerce, par tout moyen, un pouvoir de contrôle sur une société.  

Dans la pratique. Dans la plupart des cas, les bénéficiaires effectifs sont les associés détenant plus de 25 % des parts sociales ou des actions de la société.

Quid des actes passés au nom de la société en formation ?

Une société n’acquiert la personnalité morale (c’est-à-dire n’existe en tant que personne morale, avec des droits et des obligations) qu’à compter de son immatriculation. Or, il est possible qu’avant cette date, les associés soient amenés à conclure certains contrats (comme un contrat de bail, ou l’ouverture d’un compte bancaire) en vue de préparer le démarrage de l’activité.

Quelle solution ? Dans ce cas, les associés peuvent décider de conclure ces contrats au nom et pour le compte de la société en formation.

Et après ? La société doit ensuite récupérer à son nom les actes passés par les associés avant son immatriculation, ce qui peut s’effectuer via différents moyens (comme une décision d’assemblée générale des associés postérieurement à l’immatriculation). Ainsi, l’acte sera réputé pris par la société dès son origine.

A noter. Lorsque ce type d’acte est passé par les associés, le co-contractant doit obligatoirement être informé qu’ils agissent au nom et pour le compte de la société en formation.

Formalité de publicité.

La constitution d’une société doit donner lieu à diverses formalités de publicité, parmi lesquels la publication d’un avis dans un journal d’annonces légales.

3) Le point sur l’immatriculation de la société

L’étape finale.

Lorsque l’intégralité des documents nécessaires à la constitution de la société ont été réalisés et rassemblés, les fondateurs doivent déposer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) du département dans lequel est situé le siège social de la société.

CFE : quel rôle ?

Le CFE a pour mission de transmettre les différentes pièces du dossier aux organismes concernés (greffe du tribunal de commerce, services des impôts, publication au Bodacc, etc.).

Pourquoi ?

Cette étape permet d’immatriculer la société pour lui donner une existence juridique. A cette occasion, les associés se verront transmettre les numéros d’immatriculation (SIREN et SIRET), le numéro de TVA intracommunautaire ainsi que l’extrait K Bis de la société.

Contenu du dossier.

Parmi les différentes pièces à fournir au CFE, on retrouve :

- un exemplaire des statuts de la société datés et signés par le ou les associés ;

- si le ou les représentant(s) de la société (président, gérant, etc.) ne sont pas nommés dans les statuts, une attestation de leur nomination ;

- un exemplaire du rapport du commissaire aux apports, si l’intervention de celui-ci a été nécessaire ;

- un formulaire M0 ;

- un formulaire M’BE pour la désignation des bénéficiaires effectifs ;

- une pièce justifiant l’occupation régulière des locaux par la société (bail commercial, attestation de domiciliation, etc.) ;

- une copie d’une pièce d’identité en cours de validité, une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et une attestation de filiation de chaque dirigeant de la société (président, directeur général, gérant, etc.) ;

- une attestation de parution d’un avis de constitution de la société dans un journal d’annonces légales ;

- une attestation de dépôt du capital social de la société ;

- le cas échéant, les documents permettant de justifier la capacité d’exercice d’une activité réglementée : diplôme, autorisation de l’autorité de tutelle, titre, etc. ;

- etc.

A noter. Certaines pièces à fournir peuvent varier en fonction de l’activité exercée et/ou de la forme juridique de la société. Il ne faut donc pas hésiter à se renseigner auprès du CFE du département dans lequel est situé le siège social de la future société pour connaitre l’ensemble des documents à fournir.

Combien coûtent ces formalités ?

Le budget nécessaire à la constitution d’une société peut comprendre :

- le coût du conseil lorsque l’on souhaite faire établir les documents par un avocat ou un cabinet d’expertise comptable par exemple ;

- le cas échéant, le coût du dépôt auprès de l’INPI, comme le dépôt d’une marque par exemple ;

- le coût de l’annonce légale à publier, dont le montant est variable en fonction du journal choisi pour la publication ;

- le coût des formalités, qui est lui aussi variable en fonction de la forme juridique choisie, selon que la société comporte un ou plusieurs associés, qu’une immatriculation auprès de la chambre des métiers est nécessaire, etc.

Qu’est-ce que le guichet unique électronique ?

Depuis le 1er avril 2021, le guichet unique électronique permet de faciliter le dépôt des dossiers de constitution et de modification des sociétés en leur offrant la possibilité d’effectuer leurs démarches en ligne.

A noter. Il est prévu que l’utilisation du guichet unique électronique devienne obligatoire à compter de 2023.

En conclusion

Si la tendance va vers une simplification grâce au numérique, le formalisme lié à la constitution d’une société reste toutefois très encadré. Il est donc nécessaire de respecter les différentes étapes préalables pour que la vie future de votre société se passe le mieux possible.

Sources :

- Article 1832 du code civil (qualité d’associé et constitution de société)

- Article 1833 du code civil (objet social licite)

- Article L. 210-2 du code de commerce (mentions obligatoires dans les statuts)

- Article L. 225-8 du code de commerce (nomination d’un commissaire aux apports dans les SA)

- Article L. 223-9 du code de commerce (nomination commissaire aux apports pour les SARL)

- Article L. 233-3 du code de commerce (pouvoir de contrôle et bénéficiaires effectifs)

- Article L. 210 du code de commerce (reprise des actes pris pour le compte de la société en formation)

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